Списание продуктов в кафе: как вести и что оно говорит о бизнесе

Продукты портятся, падают, заканчивается срок годности — это нормально для любого заведения. Ненормально, когда это происходит незаметно. Списание — способ сделать потери видимыми: записать, что, сколько и почему ушло не в продажу.

Почему это важно

Если выброшенное не списывать, учёт продолжает считать, что продукт лежит на складе. На инвентаризации это превращается в недостачу, и уже невозможно понять, что это было: порча, ошибка или воровство. Записанное списание с причиной отвечает на этот вопрос сразу.

Что записывать

• что списано и в каком количестве;
• причину;
• кто списал и когда.

Типичные причины:

• просрочка — закончился срок годности;
• порча — продукт испортился раньше срока из-за хранения;
• повреждение — упало, разбилось, помялось;
• тестовое использование — проработка новых блюд, настройка кофемолки;
• ошибка учёта — исправление неверно внесённых данных.

Питание персонала лучше учитывать отдельно от порчи — иначе оно смешивается с потерями и искажает картину.

Главное правило: списывать сразу

Списания «в конце недели по памяти» почти всегда неполные. Договоритесь, что испорченный продукт списывается в момент, когда его выбрасывают. Это занимает меньше минуты, если учёт под рукой — на телефоне или планшете.

Как анализировать списания

Раз в неделю посмотрите на списания за период и ответьте на несколько вопросов:

• Какие позиции списываются на самую большую сумму? Обычно это несколько продуктов, и именно с ними стоит работать в первую очередь.
• Какие причины преобладают? Много просрочки — проблема в закупках. Много порчи — в хранении. Много повреждений — в процессах на кухне.
• Есть ли закономерности? Например, после выходных всегда списывается молоко — значит, в пятницу его заказывают с запасом, которого хватает не всегда.

Как сократить списания

• Закупайте чаще и меньшими партиями то, что быстро портится.
• Соблюдайте правило «первым пришёл — первым ушёл». Новую поставку ставьте за старой, а не перед ней.
• Подписывайте дату вскрытия на открытых упаковках и заготовках.
• Готовьте заготовки под реальные продажи, а не «на всякий случай».
• Уберите из меню позиции, которые почти не продаются, но требуют отдельных скоропортящихся ингредиентов.
• Следите за сроками годности заранее, а не в день окончания срока, — пока продукт ещё можно пустить в дело.

Списания в Крамбле

В Крамбле у каждого списания есть причина — просрочка, порча, повреждение, тестовое использование или ошибка учёта, — а вместе с ним сохраняются количество, сотрудник и время. Операции не удаляются, поэтому история остаётся честной. А уведомления заранее предупредят, когда у продукта подходит к концу срок годности или остаток падает ниже минимального.