Инвентаризация в кафе: пошаговая инструкция без хаоса

Инвентаризация — пересчёт того, что на самом деле лежит на складе и в холодильниках, и сравнение с тем, что должно лежать по учёту. Это единственный способ узнать реальные потери. Её не любят, потому что она занимает время, но хорошо организованная инвентаризация небольшой точки укладывается в час-два.

Зачем она нужна

• узнать реальные остатки и закупать не наугад;
• найти потери: перерасход, неучтённые списания, пересортицу, воровство;
• посчитать фактический фудкост — без остатков на конец периода его не посчитать.

Подготовка

1. Выберите время без движения товара. Лучше всего после закрытия или до открытия, когда нет продаж и поставок.
2. Проведите всё, что было до пересчёта. Продажи, приход, списания и перемещения должны быть внесены в учёт, иначе расхождения окажутся ложными.
3. Подготовьте список по зонам хранения. Не по алфавиту, а в том порядке, в котором вы будете идти: склад, холодильник, бар, раздача. Так ничего не потеряется и не будет посчитано дважды.
4. Договоритесь о единицах. Считайте в тех же единицах, что и в учёте: если молоко учитывается литрами, не считайте его пачками разного объёма.

Пересчёт

• Считайте вдвоём. Один считает и взвешивает, второй записывает. Это быстрее и точнее.
• Не показывайте ожидаемые остатки. Так называемый «слепой» пересчёт честнее: человек записывает то, что видит, а не подгоняет под цифру в учёте.
• Открытые упаковки взвешивайте. Начатый пакет молока или кофе оценивать «на глаз» — главный источник неточностей.
• Не забудьте заготовки и расходники. Стаканы, крышки, упаковка тоже стоят денег и тоже пропадают.

Что делать с расхождениями

Расхождение — не всегда воровство. Проверьте по порядку:

1. Ошибки ввода. Не та единица измерения, лишний ноль, приход записан не на ту позицию.
2. Неучтённые списания. Выбросили испорченное, но не записали. Поэтому списания нужно вести сразу и с причиной.
3. Пересортица. Недостача по одной позиции и излишек по похожей — например, по двум видам молока.
4. Порции больше нормы. Если продукта уходит больше, чем по техкартам, стоит проверить, как готовят на смене.
5. Воровство. Если остальные причины отпали, а недостача повторяется по одним и тем же позициям.

Главное — не просто исправить остатки, а понять причину, иначе в следующий раз расхождение будет на том же месте.

Как часто проводить

• полная инвентаризация — раз в месяц, в конце периода: так можно посчитать фактический фудкост;
• выборочная — раз в неделю по самым дорогим и ходовым позициям: кофе, мясо, молоко, алкоголь;
• внеплановая — при смене ответственного сотрудника или если что-то явно не сходится.

Инвентаризация в Крамбле

В Крамбле вы вводите фактическое количество, и склад сам обновляет остаток и сохраняет расхождение в истории. Если расхождение заметное, придёт уведомление. А поскольку продажи, приход и списания меняют остатки сразу, расчётные остатки к началу пересчёта уже актуальны.